V oku hurikánu


Girl´s Day očami projektovej manažérky.: zákulisie, trapasy aj plány do budúcnosti.

Ako projektová manažérka som dostala na starosti pripraviť Girl´s Day (GD) pred dvomi rokmi. Začínali prípravy 6. ročníka a ja som ešte nevedela, čo ma čaká. Napriek tomu, že som preberala vlastne už zabehnutý projekt a veľa vecí som dostala hotových, netušila som, do akého uragánu vstupujem.

Prichádzalo to pomaly. Prípravy GD začínajú totiž asi 6 mesiacov pred samotným podujatím. Najskôr pozvoľna, oslovovaním spoločností, vysokých škôl a univerzít, ktoré s nami spolupracujú už niekoľko rokov. S každým ročníkom sa však snažíme pre GD získať aj nových partnerov. Keď si potvrdíme spoluprácu, prichádza na rad samotná organizácie daného dňa. To už sa ale začína pomaly dvíhať vietor a udalosti začínajú naberať spád. Do projektovej komunikácie začínajú pribúdať stredné školy, gymnáziá i samotné dievčatá, ktoré oslovujeme naprieč celým Slovenskom. A marketing. Tvorba nekonečných vizuálov, plagátov, postov, mailingov, kampaní. Je to náročné pre všetky zainteresované strany, no na konci je úžasné vidieť, ako sa v jeden deň dokáže spojiť vyše 70 (niekedy dokonca konkurečných) spoločností s jediným cieľom – pritiahnuť viac dievčat do IT.


DEŇ D

To je presne ten deň, ku ktorému smerovalo všetko niekoľkomesačné úsilie. Uvedomujem si váhu zodpovednosti a dôvery  partnerov, ktorí investovali do príprav podujatia svoj čas, energiu aj financie.  A hoci som pre kapacitné limity nie vždy mohla vyhovieť  všetkých dievčatám, snažila som sa riešiť ich situácie individuálne. Napriek tomu cítim, že v tento deň už stojím v oku hurikánu a už sa len prizerám ako sa všetko okolo mňa točí. Nemôžem byť na podujatiach, ktoré sme s láskou piplali osobne, nevidím reakcie dievčat. Všetko je už dané a nemáme už na to vplyv. Riešim však situácie, ktorým sa z rozkmitaného kola podarí vypadnúť. Niekedy pre svoju komickosť mi dokonca vylúdia na tvári úsmev. S posledným telefonátom a ukončeným programom pohyb okolo mňa ustáva a až úľavne a stále akoby v hmle si vydýchnem. Zvládli sme to!


TRAPASY

Trapasov alebo komických situácií sme už zažili viac. Stále s úsmevom spomínam na to, ako nám minulý rok spadol celý registračný systém hneď v prvých piatoch minútach od spustenia registrácií pre veľký záujem dievčat, pretože sme nečakali, že sa budú chcieť všetky registrovať naraz. Bolo ich až 1200! V priebehu pár minút som dostala stovky mailov a dovolať sa mi nedalo ešte pár hodín. Tiež sme sa poučili, že nie je ideálne spúšťať registrácie o polnoci. Zo situácie sme sa samozrejme poučili a dnes už robíme všetko pre to, aby sa nezopakovala.


ČO NA GD MILUJEM

Niekedy si možno ani sami neuvedomujeme, aký veľký dosah má náš projekt. Pamätám si, ako sa ma raz bratranec medzi rečou spýtal: „Vy robíte to GD, že? Jasné, vás poznám, všetky baby z našej školy tam chodia.“ Naozaj nás mnoho ľudí pozná práve vďaka tomuto projektu.  Keby som mohla vrátiť čas, želala by som si, aby GD existovalo už v čase, keď som sama navštevovala strednú školu. Nie je to vlastne ani tak dávno, čo som sama navštívila IT spoločnosť po prvý raz a vyvalene som pozerala na to, ako vyzerajú a fungujú. Ako majú všetko spolu prepojené a zorganizované do detailu. Oni si všetci tykajú? Aj so šéfom?! Aj ja im teda mám tykať? A to som nebola ďalej než len v zasadačke.

VÝZVY ROKU 2020

Tento rok bol GD špeciálny a testoval našu flexibilitu celkom novým spôsobom. Siedmy ročník sme vlastne pripravili dvakrát, keďže sme ho pôvodne organizovali na jar, no pre koronavírus sme ho presunuli na október. Pre pandemickú situáciu sme sa rozhodli po prvýkrát vyskúšať podujatia aj online. A napriek počiatočným pochybnostiam sme radi, že sme sa do toho pustili a dievčatá neprišli o  unikátnu príležitosť nahliadnuť do IT ani tento rok. Pretože sú jednoducho projekty, ktoré len tak nepustíte.  A toto je ten môj! Predstavte si, že ani naši partneri sa nezľakli, hoci nič podobné ešte nerobili. Nie je to úžasné? A preto, aj keď sa na 7. ročníku GD nezúčastnilo toľko dievčat, ako minulý rok, fakt, že sa nám podujatie podarilo pripraviť, je pre nás malým víťazstvom. A priaznivé spätné väzby, ktoré dostávame, sú veľkou satisfakciou. Keď študentka napíše, že jej tento deň otvoril oči a teraz už vie, že IT je presne to, čo chce robiť v budúcnosti, viem, že to, čo robíme, má zmysel…

 

PLÁNY DO BUDÚCNOSTI

Môj plán do bezprostrednej budúcnosti je jednoduchý – DOVOLENKA! Ako to už pri projektoch býva, ani tento nekončí samotným dňom konania a ešte dobiehame posledné resty. Našťastie moja šéfka si v minulosti organizáciu celého GD zažila na vlastnej koži a teraz vie, prečo je projekťáčka ešte aj mesiac po akcii „vyfľusnutá“. Preto sa na malý reset už naozaj teším. Po ňom sa však s plným nasadením púšťam do GD 2021, aby bol ďalší ročník opäť o niečo kvalitnejší a zaujímavejší!

 

Články od Zuzana Okálova (zobraziť všetky)